Wie oft führt der Weg nach Rom?

Wie werden Vorgänge (Briefe, Anfragen, Mitteilungen, Anweisungen, Bestellungen, Reklamationen, Urlaubsanträge usw.) normalerweise bearbeitet? Nimmt man den Vorgang zur Hand und erledigt ihn an Ort und Stelle, so dass er nie wieder angefasst werden muss? Nicht immer. Manchmal sieht der Arbeitsalltag so aus:

Man beginnt damit, z. B. eine Reklamation zu lesen.



Beim dritten Absatz fällt einem ein, dass es eine wichtige Kundenanfrage gibt. Die Reklamation wird zur Seite gelegt und man nimmt sich die Anfrage vor. Das Telefon klingelt. Während des Telefonats bringt die Sekretärin einen Brief zum Unterschreiben. Dieser bleibt erst einmal auf dem Schreibtisch liegen. Nach dem Telefonat fällt einem ein, dass ein Mitarbeiter angewiesen wurde, eine bestimmte Sache vorrangig zu bearbeiten. Man geht also in die Fertigung, um nachzusehen. Auf dem Weg dorthin fragt ein Mitarbeiter, ob er heute früher nach Hause gehen kann...

Dreißig Minuten später, zurück am Tisch, nimmt man sich die Reklamation wieder vor. Aufgrund des Durcheinanders der letzten halben Stunde, fängt man wieder von vorne an zu lesen.

Die Sekretärin fragt nach dem Brief, wieder klingelt das Telefon. Man muss noch mal zurück und die letzten zwei Absätze lesen.

Ein Mitarbeiter kommt mit einem Problem. Die Reklamation wird bis zum nächsten Tag zur Seite gelegt.



Studien zeigen, dass die Suche nach Unterlagen und die mehrfache Bearbeitung von Vorgängen eine Menge (unnötige) Zeit in Anspruch nimmt. Von ein bis zwei Stunden pro Tag ist da die Rede.

Hat man einmal den Kopf voll unerledigter Dinge, verliert man schnell den Überblick. Es wird immer schwieriger, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden und man verliert die gesetzten Ziele mehr und mehr aus den Augen und die eigene Motivation schwindet.

Durch die Belastung lässt die Aufmerksamkeit nach. Man macht Fehler und reagiert leichter gereizt. Kommt es dann zu Verstimmungen, können sich Urteilsvermögen und die Kommunikation mit Mitarbeitern auch noch verschlechtern.

Und das Schlimmste dabei ist, dass dieser Zustand die konsequente Bearbeitung von Vorgängen beinahe unmöglich macht.

Die Katze beißt sich in den Schwanz.

 Vermeiden Sie um jeden Preis diesen Teufelskreis.
Planen und organisieren Sie Ihren Tag so, dass Sie weniger gestört werden.
Erledigen Sie die Dinge so, dass sie nicht noch einmal bearbeitet werden müssen.
Seite 5