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Ordner oder "Unordner" Louis Leitz - Erfinder des
später nach ihm benannten Leitz-Ordners - entwickelte
in seiner "Werkstätte zur Herstellung von Metallteilen
für Ordnungsmittel" bis 1896 die revolutionäre Hebelmechanik
mit Raumsparschlitzen im Ordnerdeckel, die heute nahezu unverändert
in jedem Aktenordner zu finden ist. 1911 kam das Griffloch im Ordnerrücken
dazu. Mit der "Tippklemme" werden die Blätter
im Ordner fixiert. Ordner dienen hauptsächlich
der Archivierung loser Blätter. Diese werden auf der linken
Seite gelocht und chronologisch, alphabetisch oder
nach Themen sortiert abgeheftet. Auf dem Rückenschild
notiert man normalerweise in einer groben Umschreibung den Inhalt
des Ordners. Manche Dinge sortiert man
am besten chronologisch, also nach dem Datum. Andere werden
besser alphabetisch oder nach Thema abgeheftet. Welches
System ist das geeignetste? Ein guter Hinweis ist die Antwort auf
die Frage: "In welchem System werde ich diese Sache am leichtesten
wieder finden?" Die alphabetische
Sortierung nach dem Namen muss manchmal noch genauer definiert werden.
Meistens wird nach dem Firmennamen und seltener nach dem Namen des
Ansprechpartners sortiert. Wenn man beispielsweise ein Angebot von
Claudia Clemens von der Deutschen Telekom AG unter "Clemens"
abheftet, dann suchen später die Sekretärin nach dem Angebot
vielleicht unter "Telekom" und ein anderer Mitarbeiter
unter "Deutsche ..." und finden es nicht. Wenn etwas genau so gut in
einen wie auch in einen anderen Ordner passt, können Sie in
einen der beiden einen Hinweis legen, in welchem die Sache abgeheftet
wurde. Vermeiden Sie unbedingt Ordner für "Sonstiges" oder "Diverses" oder eine "vorläufige" Ablage. In so einem Ordner sammelt sich nur alles Mögliche, wichtige und unwichtige Dinge in einem einzigen Durcheinander, ohne die Chance, dass gar ein anderer jemals etwas darin finden würde. Und meistens ist es besser etwas sofort abzuheften anstatt es zu "sammeln" - denn dann müssen Sie es später nicht ein zweites Mal in die Hand nehmen.
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